Automação de processos com IA: sua equipe para de copiar e colar.
A Flow One, empresa de automação e IA do Grupo Flow, desenha, constrói e mantém automações para pequenas e médias empresas. Agentes de IA atendem no WhatsApp, a cobrança sai sozinha, as contas a pagar entram no Omie sem digitação e os relatórios chegam prontos no celular do gestor.
- Boleto chega no WhatsApp09:14:02 · PDF recebido
- PDFDocumento é lido09:14:04 · texto extraído
- IA identifica os dadosfornecedor, valor, vencimento, categoria
- Conta lançada no Omie09:14:09 · título criado
- Equipe é avisada09:14:10 · Slack + WhatsApp
Quanto trabalho manual nossas automações já substituem
880h/mês
de tarefas que alguém faria na mão (lançar, cobrar, avisar, conferir, responder) e que hoje acontecem sozinhas nos clientes da Flow One.
Estimativa com base nas automações rodando de verdade, contando só o tempo que uma pessoa levaria para fazer cada tarefa na mão.
O que muda na rotina de quem usa
Agente de IA no WhatsApp que entende áudio, foto e texto
- O problema
- Leads chegam fora do horário, esperam horas pela resposta e a equipe repete as mesmas informações o dia todo.
- Como funciona
- O agente recebe a mensagem, transcreve áudios e lê imagens, consulta a base de conhecimento e os sistemas da empresa (agenda, cobrança por CPF, status de contrato) e responde em mensagens curtas, como uma pessoa. Quando o lead está qualificado, abre a conversa no Chatwoot para o vendedor com um resumo pronto.
- Já roda em
- Clínicas, operadora de planos, energia solar por assinatura, bar e restaurante, agência de viagens e varejo.
Contas a pagar lançadas no Omie sem digitação
- O problema
- Boletos e notas chegam por WhatsApp, e-mail e Notion. Alguém precisa abrir cada um, digitar no ERP, classificar e avisar o financeiro.
- Como funciona
- O documento entra por qualquer canal. A IA extrai fornecedor, valor, vencimento e categoria, confere se o fornecedor existe, lança o título no Omie com o projeto e o departamento certos e avisa a equipe. Se algo falhar, a IA explica o erro em português no Slack.
- Já roda em
- Energia solar, engenharia, agência de viagens e operação de BPO financeiro.
Resumo comercial diário escrito por IA
- O problema
- O gestor só descobre que uma venda esfriou quando já é tarde. Montar relatório toma a manhã.
- Como funciona
- Toda manhã a automação lê o funil no Notion e as conversas no Chatwoot, calcula o que avançou e o que parou, e a IA escreve um resumo com prioridades por vendedor. Chega no WhatsApp e no e-mail antes das 9h. Cada vendedor também recebe o próprio copiloto às 9h, 14h e 17h.
- Já roda em
- Agência de viagens, com equipe comercial B2C e B2B.
Ontem: 14 oportunidades novas, 3 fechadas (R$ 21,6 mil).
⚠️ Atenção hoje
• 4 propostas sem resposta há mais de 48h
• Grupo corporativo pediu ajuste de datas e ninguém respondeu
🎯 Prioridade por vendedor
Ana: 2 follow-ups · Bruno: 1 cotação pendente 08:45
Automações com n8n e IA que já construímos, por área
Cada item abaixo roda ou já rodou em um cliente real. Os nomes dos clientes ficam de fora; o segmento aparece em cada card.
Atendimento com IA no WhatsApp
Agentes que atendem, qualificam e passam para o humano na hora certa.
Agente de IA no WhatsApp
Responde 24 horas com o tom da empresa, entende áudio e imagem e lembra o histórico do cliente.
- Mensagem
- Transcrição
- Agente IA + memória
- Resposta em partes
Muda: ninguém fica sem resposta à noite ou no fim de semana.
clínicas · planos · energia solar · food service · turismo · varejo
Abertura de conversa qualificada
O vendedor só entra quando o lead já disse o que quer e quanto pode pagar.
- Lead qualificado
- Resumo da IA
- Conversa no Chatwoot
- Vendedor avisado
Muda: o vendedor recebe contexto em vez de começar do zero.
planos · energia solar · clínicas
Agendamento automático
A IA consulta profissionais e horários livres e marca direto na agenda.
- Pedido do paciente
- Consulta de horários
- Google Agenda
- Confirmação
Muda: a recepção deixa de fazer vai e volta de mensagens.
clínicas e multiclínicas
Autoatendimento de cadastro e cobrança
O cliente pede segunda via, status do contrato ou cancelamento e a IA consulta o sistema na hora.
- Pergunta
- Consulta por CPF
- Sistema da empresa
- Resposta
Muda: as dúvidas repetidas saem da fila do atendimento.
energia solar por assinatura
Aprendizado contínuo de FAQ
Toda semana a IA lê as conversas e sugere perguntas novas para a base de conhecimento.
- Agenda semanal
- Leitura das conversas
- IA agrupa dúvidas
- Planilha de FAQ
Muda: o agente melhora sem ninguém revisar conversa por conversa.
energia solar
Cobrança e contas a receber
Régua de cobrança e alertas de recebimento sem planilha paralela.
Régua de cobrança no WhatsApp
Lembrete antes do vencimento, aviso de atraso e aviso de negativação, cada um no momento certo.
- Boleto gerado
- Fila 1 a 1 com trava
- Status atualizado
Muda: a cobrança sai todo dia, sem duplicar e sem esquecer ninguém.
energia solar por assinatura
Pagamento confirmado em tempo real
Quando o pagamento cai no Asaas ou no PayPal, a equipe e os sócios ficam sabendo na hora.
- Aviso de pagamento
- Conferência
- Slack / WhatsApp
Muda: fim do “já pagou?” no grupo.
energia solar · turismo
Auditoria diária de cobranças
Toda manhã, a lista de cobranças excluídas ou alteradas no dia anterior chega no Slack.
- Agenda diária
- Asaas
- Relatório no Slack
Muda: uma exclusão indevida aparece no mesmo dia.
energia solar
Boas-vindas e onboarding
Contrato assinado vira mensagem de boas-vindas, cadastro na base e aviso ao time.
- Contrato
- Cadastro
- Boas-vindas no WhatsApp
- Slack
Muda: o cliente novo é recebido no mesmo minuto.
energia solar
Contas a pagar e integração com ERP
Omie, Asaas, Xero e Notion falando a mesma língua.
Contas a pagar com IA
Boleto ou nota entra por qualquer canal e vira título no Omie com categoria, projeto e departamento.
- Documento
- Leitura do PDF
- IA classifica
- Omie
- Aviso
Muda: o financeiro confere em vez de digitar.
energia solar · engenharia · turismo
Integração Asaas × Omie
Pagamentos feitos no banco digital entram no ERP já conciliados.
- Asaas
- De-para de cadastros
- Omie
- Slack
Muda: dois sistemas, um número só.
energia solar
Cadastros sincronizados
Clientes, fornecedores, projetos e departamentos criados uma vez e replicados entre Notion e Omie.
- Novo cadastro
- Validação
- Notion + Omie
Muda: fim do cadastro duplicado com grafia diferente.
engenharia · turismo · energia solar
Auditoria de comprovantes
Todo dia a automação procura lançamentos sem anexo e cobra o responsável. No fim do mês, auditoria completa.
- Agenda diária
- Busca sem anexo
- Cobrança no WhatsApp
Muda: fechamento do mês sem caça a comprovante.
engenharia solar
Contabilidade no Xero-ERP (EUA)
Leitura, lançamento e auditoria no Xero para clientes do BPO nos Estados Unidos.
- Pedido
- Simulação
- Aprovação
- Xero
Muda: o mesmo padrão de BPO atende clientes fora do Brasil.
serviços de limpeza · EUA
Consulta de último preço
O vendedor pergunta o produto e recebe o último preço praticado direto do ERP.
- Pergunta
- Omie
- Resposta
Muda: o orçamento sai sem abrir o ERP.
comércio atacadista
Operação e faturamento
Do pedido à nota, com a IA preenchendo o que antes era formulário.
Ordem de serviço com IA
O pedido em texto livre vira OS no Notion e no Omie, com contas a receber e a pagar.
- Pedido
- IA coleta dados
- OS no Notion
- OS no Omie
Muda: nenhuma venda fica sem OS.
turismo B2C e B2B · prestação de serviços
Fechamento e faturamento
OS concluídas são finalizadas para faturar e as notas viram PDF organizado para auditoria.
- Agenda
- OS concluídas
- Faturamento
- PDF para auditoria
Muda: o faturamento do mês não depende de lembrar.
turismo corporativo
Reembolsos e créditos
Reembolsos e créditos de fornecedores geram o contas a receber certo, já vinculado ao projeto.
- Solicitação
- Notion
- Omie
Muda: crédito de fornecedor não se perde.
turismo
Proposta direto no WhatsApp do vendedor
A proposta gerada no Drive é localizada e enviada ao vendedor responsável.
- Card no CRM
- Google Drive
- WhatsApp do vendedor
Muda: a proposta chega ao cliente no mesmo dia.
energia solar
Gestão e relatórios
Números e prioridades que chegam ao gestor sem ele pedir.
Resumo comercial diário com IA
Funil, conversas paradas e prioridade de cada vendedor, todo dia antes das 9h.
- Agenda 8h45
- Notion + Chatwoot
- IA escreve
- WhatsApp + e-mail
Muda: a reunião começa pelo que importa.
turismo
Copiloto do vendedor
Três vezes ao dia, cada vendedor recebe as pendências dele e marca como resolvidas pela própria conversa.
- 9h · 14h · 17h
- Pendências
- IA prioriza
Muda: o follow-up deixa de depender de memória.
turismo
Resumo financeiro diário
Saldo, contas a pagar e a receber do dia, direto do Omie para o WhatsApp do dono.
- Agenda diária
- Omie
- Resumo
Muda: o dono sabe o caixa sem abrir o sistema.
clientes de BPO financeiro
Relatórios mensais por e-mail
Fechamento do mês montado e enviado a cada responsável com os números dele.
- Fim do mês
- Notion
- Relatório
Muda: o relatório sai no dia 1, sem planilha.
turismo corporativo
Relacionamento e comunicação
Pós-venda, avisos e disparos que mantêm o cliente por perto.
Follow-up de embarque
Mensagens antes e depois da viagem, com orientações e lembretes no momento certo.
- Data do embarque
- Notion
Muda: o cliente se sente acompanhado sem esforço da equipe.
turismo
Pesquisa de avaliação
Depois do serviço, o cliente recebe a pesquisa; a resposta entra numa base central com nota e comentário.
- Serviço concluído
- Resposta
- Base de avaliações
Muda: a satisfação vira número acompanhado todo mês.
turismo corporativo
Disparos segmentados
Campanhas pelo WhatsApp oficial ou para grupos, com a lista vinda do CRM.
- Lista no Notion
- Modelo aprovado
Muda: a campanha sai sem copiar número por número.
turismo · energia solar
Alertas de promoções
A IA lê ofertas de passagens e milhas e publica as boas no grupo de clientes.
- Oferta recebida
- IA filtra e reescreve
- Grupo no WhatsApp
Muda: o grupo fica ativo sem ninguém garimpar oferta.
turismo
Avisos internos
Comentário no Notion, mensagem nova sem resposta ou conversa aberta há horas viram aviso no WhatsApp de quem precisa agir.
- Evento
- Regra
- WhatsApp do responsável
Muda: nada fica esquecido numa ferramenta que ninguém abriu.
turismo · organizações
Confiabilidade
A parte que o cliente não vê e que mantém tudo rodando.
Erro explicado por IA
Quando um fluxo falha, a IA traduz o erro técnico em português e avisa no Slack ou no WhatsApp.
- Falha
- IA analisa
- Aviso com causa provável
Muda: o problema é corrigido antes de o cliente notar.
todos os clientes
Reenvio automático
Execuções que falharam por instabilidade de um sistema externo são refeitas sozinhas.
- Execução com erro
- Nova tentativa
- Registro
Muda: instabilidade de terceiros não vira dado perdido.
energia solar
WhatsApp sempre conectado
Se o número desconecta, o responsável recebe o QR code para reconectar na hora.
- Desconexão
- Novo QR code
- Aviso
Muda: o agente de IA não fica fora do ar sem ninguém saber.
todos os agentes
Assistente de IA para o gestor
O gestor pede em linguagem natural e a IA lê WhatsApp, Notion e ERP para responder ou agir, sempre pedindo confirmação.
- Pedido
- IA + conectores
- Confirmação
- Ação
Muda: o dono opera os sistemas por conversa.
uso interno · BPO
Do processo manual ao fluxo rodando
Diagnóstico
Mapeamos onde a equipe perde tempo: o que é digitado duas vezes, o que depende de alguém lembrar, o que chega atrasado.
Desenho do fluxo
Desenhamos gatilho, etapas e resultado em linguagem de negócio, e você aprova antes de qualquer código.
Construção e teste
Construímos com dados reais em ambiente de teste e só ligamos em produção depois de validar com a equipe.
Monitoramento
Cada fluxo tem alerta de erro e ajuste contínuo. Se um sistema muda, a automação acompanha.
Sistemas que já conectamos
Ligamos o que você já usa. Não é preciso trocar de sistema para automatizar.
- WhatsAppAPI oficial e Evolution
- OmieERP
- Asaascobrança e banco
- Chatwootcentral de atendimento
- NotionCRM e operação
- Slackavisos da equipe
- Pipefyprocessos
- Xerocontabilidade · EUA
- PayPalpagamentos
- Google Sheetsplanilhas
- Google Drivedocumentos
- Google Agendaagendamentos
- Gmaile-mails
- n8norquestração
- Supabasebanco de dados
- PostgreSQLbanco de dados
- Redismemória da IA
- OpenAIIA
- Google GeminiIA
- ClaudeIA
- MCPIA conectada aos sistemas
As marcas citadas pertencem aos seus donos e aparecem aqui só para indicar as integrações.
Além de automatizar, a gente assume o seu financeiro.
O BPO Financeiro da Flow BPO, empresa irmã da Flow One no Grupo Flow, é a terceirização da rotina financeira da sua empresa, com equipe especializada, processo definido e as automações deste portfólio trabalhando junto. Tudo por uma assinatura mensal.
Custo fixo e previsível
Uma mensalidade no lugar de salário, encargos, benefícios e estrutura.
Zero risco trabalhista
Sem contratação CLT, rescisão, férias ou 13º para administrar.
Continuidade garantida
Férias, faltas e troca de pessoal não param o financeiro.
Automação inclusa
Omie e automações entram na rotina, sem projeto à parte.
Números que viram decisão
DRE gerencial, fluxo de caixa e dashboards explicados sem tecniquês.
Você no controle
Nenhum pagamento sai sem o seu OK. Os documentos chegam pelo WhatsApp.
| Comparação | Assistente CLT | Flow BPO por assinatura |
|---|---|---|
| Custo mensal real | Salário, encargos, benefícios e estrutura | Mensalidade fixa e previsível |
| Férias, faltas e rotatividade | A operação para | Continuidade garantida |
| Processo e método | Você precisa criar e treinar | Processo pronto e testado |
| Tecnologia e automação | Não incluso | Omie e automações inclusos |
| Relatórios gerenciais | Depende do perfil | DRE, fluxo de caixa e dashboards |
| Risco trabalhista | Sim | Zero |
Perguntas sobre automação e BPO financeiro
O que é automação de processos com n8n?
O n8n é uma plataforma de automação que conecta sistemas por API. Com ele, tarefas repetitivas como lançar uma conta, enviar uma cobrança ou avisar a equipe passam a acontecer sozinhas, no momento certo, sem alguém copiar e colar dados entre telas.
Preciso trocar os sistemas que já uso?
Não. Conectamos os sistemas que a sua empresa já tem, como Omie, WhatsApp, Notion, Asaas, Slack e planilhas do Google. A automação trabalha entre eles.
O agente de IA no WhatsApp substitui a minha equipe?
Ele assume as perguntas repetitivas, atende fora do horário e qualifica os contatos. Quando a conversa precisa de uma pessoa, o agente passa o atendimento para a sua equipe com um resumo do que já foi falado.
E se uma automação der erro?
Todo fluxo tem monitoramento. Quando algo falha, a IA explica o erro em português e a nossa equipe é avisada na hora. Falhas causadas por instabilidade de outros sistemas são refeitas automaticamente.
Quanto custa uma automação?
Depende do processo e dos sistemas envolvidos. Depois do diagnóstico gratuito, você recebe uma proposta com escopo, prazo e o tempo que a automação devolve para a equipe.
O que é BPO Financeiro por assinatura?
É a terceirização da rotina financeira da empresa (contas a pagar e a receber, boletos, conciliação e relatórios) por uma equipe especializada, cobrada numa mensalidade fixa. Você continua aprovando os pagamentos; a Flow cuida da operação.
Qual região vocês atendem?
Atendemos empresas de todo o Brasil e do exterior. Todo o trabalho é feito de forma remota, então a localização da sua empresa não é um limite.