Controle financeiro da empresa: o que olhar todo dia

Fazer o controle financeiro da empresa não exige uma tarde por semana. Exige cinco minutos por dia. Saldo, o que vence, o que entrou, o que saiu e o que ainda não tem explicação, numa tela só, sempre no mesmo horário. Quem cria esse hábito descobre o problema quando ele ainda é pequeno. Quem não cria descobre no dia em que a conta não fecha.

Por que o dono de pequena empresa descobre o problema de caixa tarde?

Na maioria das pequenas empresas, o financeiro é olhado em dois momentos: quando falta dinheiro e quando o mês fecha. Os dois são tarde. No meio do caminho, acontece o de sempre:

• O saldo do banco vira termômetro. Tem dinheiro na conta, então está tudo bem. Só que parte desse saldo já tem dono: o fornecedor que vence sexta, o imposto do dia 20, a folha.
• O cliente atrasa e ninguém cobra. A parcela venceu na terça, ninguém viu, e a cobrança sai duas semanas depois, quando ficou mais difícil.
• O boleto fica esquecido e volta com multa e juros.
• Aparece um Pix que ninguém sabe o que foi. Quarenta dias depois, nem o dono lembra se era adiantamento, devolução ou mão de obra.
• O fechamento chega semanas depois do fim do mês, e a decisão que precisava ser tomada no dia 10 já passou.

Nada disso é falta de competência. É falta de rotina. O dono está vendendo, entregando, resolvendo problema de equipe e de cliente. O financeiro fica para depois, e “depois” costuma ser tarde.

O que muda quando o controle de caixa é diário

Controle de caixa diário não é fazer contabilidade todo dia. É dar uma passada rápida, como quem confere o painel do carro antes de sair. Quatro coisas mudam:

1. A memória ainda está fresca. Um lançamento de ontem você explica em dez segundos. Um de 40 dias atrás vira investigação.
2. A cobrança sai no dia certo. Cobrar um dia depois do vencimento é uma conversa simples. Cobrar um mês depois já é desconfortável para os dois lados.
3. O aperto aparece com antecedência. Com o fluxo de caixa diário à vista, se as contas da próxima semana passam do saldo mais o que vai entrar, você sabe hoje, e ainda dá tempo de negociar prazo, antecipar um recebimento ou segurar uma compra.
4. O erro fica pequeno. Lançamento errado de um dia se corrige em um minuto. Um mês inteiro de lançamentos sem explicação vira uma DRE (o relatório que mostra se a empresa deu lucro) em que ninguém confia.

O financeiro que você olha todo dia dá trabalho de cinco minutos. O que você olha uma vez por mês dá trabalho de uma semana.

Como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa sem equipe

Dá para começar amanhã, sem contratar ninguém. Para organizar o financeiro de uma empresa pequena, o que funciona na prática:

• Escolha um horário fixo. Antes do almoço funciona bem: o banco já processou os movimentos da noite e ainda dá tempo de agir no mesmo dia. Coloque na agenda, com alarme.
• Abra todas as contas da empresa, não só a principal. Banco, conta digital, maquininha. Anote o saldo de cada uma.
• Olhe as contas a pagar e a receber de hoje e dos próximos 7 dias.
• Confira quem deveria ter pago e não pagou. Esse é o dinheiro mais fácil de recuperar.
• Explique na hora o que ficou estranho. Um Pix sem nome, uma tarifa nova, uma entrada que você não esperava: anote o que foi no mesmo dia.
• Separe a conta pessoal da conta da empresa. Defina um pró-labore e pague as despesas da casa só com ele. Sem isso, nenhum número diário faz sentido.
• Saia do caderno. Uma planilha de controle financeiro empresarial já ajuda. Um sistema de gestão como o Omie, com conciliação bancária (cada movimento do extrato conferido com o que foi lançado), faz a maior parte das contas por você.

Os 5 números do controle de caixa diário

Controle financeiro pelo WhatsApp: o resumo diário da Flow

Na Flow, a gente tirou esse trabalho da mão do dono. De segunda a sexta, às 11h, cada cliente de BPO financeiro recebe no grupo do WhatsApp um resumo financeiro diário com os números do Omie daquele dia. Abaixo, um modelo com uma empresa fictícia e números inventados:

Cada bloco está ali por um motivo:

• Saldo em bancos, conta por conta: o “quanto eu tenho” sem abrir três aplicativos.
• Entradas, saídas e principais gastos do mês: para ver para onde o dinheiro está indo enquanto o mês ainda está aberto.
• Contas em aberto: o que está vencido e o que vence nos próximos 7 dias, para cobrar e programar os pagamentos.
• A categorizar: quantos lançamentos do banco ainda não sabemos o que foram.
• Leitura do dia: duas ou três frases dizendo o que merece atenção, em português, sem jargão.
• Link do painel: para quem quer ver tudo em detalhe.

O painel: os números completos e a categorização com um toque

O link do resumo abre um painel financeiro no celular, sem instalar aplicativo e sem senha. Ele funciona como um dashboard financeiro da empresa, atualizado todo dia: saldo por conta, entradas e saídas por categoria, resultado do mês, contas vencidas e as que vencem na semana.

A parte mais usada é a lista “A categorizar”. Cada lançamento que o banco não explicou aparece com data, valor, texto do extrato e uma ou duas sugestões de categoria. Um toque na sugestão já responde. Se o mesmo fornecedor aparece várias vezes, o botão “Responder em grupo” preenche todos de uma vez. No fim, o cliente toca em Enviar respostas e pronto.

Abrir o painel de demonstração

Toque nas sugestões e teste o envio. É um exemplo: nada é enviado para ninguém.

Por que a gente pergunta todo dia o que foi cada lançamento

Categorizar é dizer o que cada entrada e cada saída foi: combustível, mão de obra, imposto, venda. É isso que faz a DRE e o fluxo de caixa mostrarem a verdade. E é a parte que mais trava em qualquer financeiro, porque só o dono sabe o que foi aquele Pix de R$ 3.800 para uma pessoa física.

Por isso a gente não junta as dúvidas para o fim do mês. E, para não depender de ninguém lembrar de abrir o painel, às 11h30, logo depois do resumo, chega no próprio grupo um bloco curto com até três perguntas:

O cuidado está nos detalhes:

• Poucas perguntas por vez. Três perguntas a pessoa responde no intervalo do café. Trinta ela deixa para depois.
• A sugestão já vem pronta. Quando o histórico ou o texto do banco indicam o que foi, a gente pergunta “achamos que foi combustível, está certo?”. Basta responder “sim”.
• Responde do jeito que for mais fácil: pelo número, por texto, por áudio ou no painel.
• A resposta volta para o sistema. O que o cliente explicou entra no Omie, e o que ficou em dúvida a equipe confere antes. No fechamento, a DRE já está pronta, sem caça ao tesouro.

BPO financeiro para pequenas empresas: o processo por trás

O resumo e o painel são a parte que o cliente vê. Por trás, a rotina do BPO financeiro (a terceirização do financeiro do dia a dia) fica com a gente: conciliação bancária, contas a pagar e a receber, cobrança, categorização e relatórios mensais como o relatório de despesas. A automação cuida do que é repetitivo, e a equipe cuida do que exige olhar de gente. O dono gasta o mínimo de tempo e, mesmo assim, tem os números certos na mão todo dia. Para ver outros processos que rodam assim, dá uma olhada no nosso portfólio.